Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na rejestrację działalności w wirtualnym biurze. To wygodne i w pełni legalne rozwiązanie, które pozwala obniżyć koszty prowadzenia firmy i zyskać prestiżowy adres. Wokół tego tematu wciąż jednak pojawiają się wątpliwości. Szczególnie dotyczą one urzędu skarbowego, kontroli i podatków.
Czy wirtualne biuro jest legalne dla urzędu skarbowego?
Mówiąc krótko: tak. Wirtualne biuro jest legalne dla urzędu skarbowego. Jednak pamiętajcie, że tak jest, o ile przedsiębiorca ma podpisaną ważną umowę potwierdzającą prawo do korzystania z adresu. Dla urzędów liczy się nie tyle forma prowadzenia działalności, ile możliwość skutecznego doręczenia korespondencji oraz kontaktu z podatnikiem.
W praktyce oznacza to, że przy rejestracji firmy w CEIDG lub KRS wystarczy wskazać adres biura wirtualnego. Urząd skarbowy może poprosić o przedstawienie umowy z operatorem biura, potwierdzającej prawo do posługiwania się adresem. W przypadku naszej firmy taki dokument jest wydawany automatycznie po podpisaniu umowy.
Kontrola skarbowa a wirtualne biuro
Kontrola skarbowa może odbyć się w miejscu wskazanym jako siedziba firmy, a więc również w biurze wirtualnym. Urzędnicy koncentrują się głównie na weryfikacji danych rejestrowych i możliwości doręczania korespondencji. Jeśli biuro zapewnia obsługę poczty i kontakt z przedsiębiorcą, urząd nie ma podstaw do zastrzeżeń.
Czasem kontrola odbywa się w miejscu faktycznego prowadzenia działalności, np. w domu przedsiębiorcy czy magazynie. Operatorzy wirtualnych biur (czyli np. my!) wspierają klientów również w takich sytuacjach: przekazują dokumenty, potwierdzają adres i dbają, by kontrola przebiegła sprawnie.
Rejestracja firmy w wirtualnym biurze a podatki
Z perspektywy fiskusa rejestracja firmy w wirtualnym biurze nie wpływa na sposób opodatkowania ani rozliczania przychodów. Przedsiębiorca nadal może wybrać dowolną formę opodatkowania – ryczałt, skalę podatkową lub podatek liniowy.
Ważne jest jedynie to, że adres siedziby wpisany do CEIDG-1 decyduje o właściwości urzędu skarbowego. Jeśli więc zarejestrujesz działalność w wirtualnym biurze w innym mieście niż miejsce pracy, to właśnie ten urząd będzie obsługiwać Twoje rozliczenia.
Co warto wiedzieć przed wyborem adresu wirtualnego biura?
Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, które pozwolą uniknąć problemów z urzędem skarbowym:
- realny adres – upewnij się, że biuro faktycznie istnieje i znajduje się w czynnej przestrzeni biurowej (zapraszamy na ulicę Uniwersytecką 13 w Katowicach!),
- pełna obsługa korespondencji – operator powinien odbierać i archiwizować pisma z urzędów oraz informować o ich przysłaniu,
- dokument potwierdzający najem – konieczny w przypadku rejestracji VAT,
- możliwość spotkań – dobrze, jeśli biuro oferuje salę, w której można przeprowadzić ewentualną kontrolę lub spotkanie z kontrahentem (my mamy ich wiele, jak i salę konferencyjną i szkoleniową).
Może i mało subtelnie wskazywaliśmy na to w tekście, ale nasza firma 17 Piętro spełnia wszystkie te warunki. Gwarantujemy legalność, przejrzystość i profesjonalną obsługę urzędowej korespondencji, dzięki czemu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu swojego biznesu. W końcu korzystanie z wirtualnego biura to dziś nie tylko oszczędność kosztów, lecz także praktyczne i w pełni zgodne z prawem rozwiązanie. Chcemy, aby nasi klienci prowadzili działalność bez obaw o formalności podatkowe czy kwestie urzędowe.